3 Alasan Kenapa Harus Menggunakan Fixed Asset Management Software

Ada begitu banyak alasan perusahaan tidak menggunakan aplikasi atau sistem pencatatan dan control aset. Salah satunya adalah pengeluaran biaya tambahan untuk membeli sebuah fixed asset management software atau beranggapan menggunakan aplikasi dokumen microsoft excel sudah cukup atau bahkan berpikir sistem ERP yang kebetulan anda gunakan pasti sudah mengakomodir pencatatan dan pengelolaan fixed asset. Dan anda yakin aset anda sepenuhnya terkelola dengan baik yang kemudian jika ada permintaan pembelian dan penambahan aset baru, anda tanpa ragu menyetujui purchase requisition yang diminta oleh user.

Sebenarnya permasalahan yang sering di hadapi saat pengelolaan aset dilapangan realitanya sangat jauh dari kondisi ideal yang anda bayangkan. Berikut beberapa permasalahan yang timbul dalam pengelolaan fixed asset yang bisa menjadi pertimbangan anda untuk memiliki sebuah sistem fixed asset management software.

  1. Pembelian aset yang tidak perlu

Tiap tahun perusahaan terbiasa mengeluarkan biaya penggantian dan penambahan aset baru namun sayangnya biaya yang dikeluarkan tanpa disadari lebih banyak dari pada seharusnya. Dengan alasan bahwa aset yang dibeli dibutuhkan karena penambahan item atas kebutuhan sumber daya yang baru namun hampir dari separuh dari alasan pembelian aset baru dikarenakan aset yang sebelumnya hilang, dicuri, rusak atau bahkan lupa kalau anda pernah memilikinya !

Dari kondisi diatas anda bisa bayangkan dengan tidak memiliki catatan dan dokumentasi atas fixed asset yang anda punyai justru dapat menyebabkan biaya yang lebih besar lagi yang harus anda keluarkan gara-gara anda ingin berhemat dengan tidak ingin membeli dan menggunakan sebuah sistem pencatatan fixed asset.

  1. Kerusakan aset sebelum waktunya

Lagi-lagi anda disodori purchase requisition oleh staff anda untuk pembelian aset baru. Namun saat ini alasannya dikarenakan sebuah mesin atau peralatan yang rusak dan tidak bisa digunakan lagi. Andai saja perusahaan anda memiliki sistem yang bisa memanage penggunaan mesin tersebut tentu saja harapannya mesin dan peralatan tersebut dapat terawat sehingga menambah umur pemakaiannya.

rentan

Biasanya pada sistem fixed asset management software memiliki fitur maintenance control yang dimana sistem ini selain mencatat fixed asset yang anda miliki juga dapat merekomendasikan jadwal perawatan berkala, mencatat histori pemakaian dan perbaikan yang pernah dilakukan dengan kondisi spare part atau bagian mesin tertentu yang bisa terkontrol maka kita bisa memprediksi dalam melakukan perawatan dan perbaikan sebelum menjadi kerusakan yang lebih parah.

  1. Jumlah aset yang banyak dan bervariasi

Begitu juga jika anda memiliki jumlah item aset yang bermacam-macam yang jumlahnya cukup banyak. Jika masih dalam hitungan ratusan mungkin menggunakan aplikasi spreadsheet seperti excel masih memungkinkan namun jika sudah mencapai ribuan dan jenis –jenis item yang berbeda, menggunakan sistem software fixed asset yang khusus untuk pengelolaan aset rasanya sudah perlu anda gunakan.

Dengan kondisi setiap item aset harus selalu anda monitor dan update informasi nya, menginput kedalam aplikasi spreadsheet seperti Microsoft excel tentu sangat menyita waktu. Anda bisa bayangkan betapa riskannya jika terjadi salah ketik, atau tidak sengaja anda menghapus beberapa baris atau kolom informasi yang ada pada file excel tersebut. Akibatnya adalah informasi yang yang tersimpan tidak benar, tidak relevan dan tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya di lapangan. Dan kesalahan pencatatan yang anda lakukan barusan bisa saja tidak terdeteksi jika anda sendiri pun tidak menyadarinya.

Sedangkan jika anda menggunakan sebuah sistem fixed asset management software, kontrol dan update atas aktifitas aset dapat dilakukan secara mudah. Anda tidak harus bolak balik melakukan update ke dokumen excel namun aplikasi fixed asset ini dapat diakses dari mana saja dengan laptop atauapun smartphone sehingga update informasi dilakukan secara real time dari lapangan. Dan karena aplikasi ini memanfaatkan barcode sebagai identitas aset maka tidak adalagi kesalahan dalam pengidentifikasian aset.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s